Assistant(e) des Opérations-WWF

• Contexte et Objectif

• Assurer le soutien opérationnel, logistique et administratif aux équipes de programme et de conservation ;
• Contribuer activement au cycle de gestion des projets : planification, suivi, reporting et clôture
• Garantir la conformité des opérations aux procédures internes de WWF et aux exigences des bailleurs
• Appuyer la gestion contractuelle (consultants, prestataires, fournisseurs) et les processus de procurement ;
• Renforcer les capacités organisationnelles par le développement et l'amélioration continue des outils et processus.

• Responsabilités et Tâches

• Planifier, organiser et coordonner les réunions, ateliers, événements de terrain et visites de sites ;
• Assurer le suivi opérationnel des activités de projet et veiller au respect des échéanciers et des livrables ;
• Maintenir et mettre à jour les outils de pilotage et de suivi (plans de travail, tableaux de bord, bases de données) ;
• Collecter, traiter et analyser les données de projet ; rédiger des rapports de suivi périodiques (mensuels, trimestriels, annuels) ;
• Assurer la coordination logistique des missions de terrain : déplacements, hébergements, autorisations d'accès.

• Préparer, vérifier et classer les documents contractuels : contrats de consultation, bons de commande, avenants ;
• Contribuer aux processus d'appels d'offres et de procurement conformément aux procédures WWF et aux exigences bailleurs ;
• Assurer le suivi des paiements, des factures et des décomptes en lien avec le département financier ;
• Gérer le classement physique et électronique des dossiers opérationnels, contractuels et financiers ;
• Préparer les demandes de déboursement et vérifier la conformité des pièces justificatives.

• Gérer la communication interne et externe liée aux projets : notes, comptes-rendus, correspondances officielles et toute communication avec les prestataires de services.
• Assurer la liaison avec les partenaires, consultants, administrations et parties prenantes des projets ;

• Veiller à la stricte application des politiques et procédures opérationnelles de WWF NA ;
• Appliquer et promouvoir les exigences du Cadre de Sauvegardes Environnementales et Sociales (ESSF) de WWF comme indiqué par le responsable ESSF. ;
• Contribuer à l'identification des risques opérationnels et proposer des mesures correctives ;
• Participer activement à l'amélioration continue des processus, outils et systèmes de gestion ;
• Documenter et diffuser les bonnes pratiques opérationnelles au sein de l'organisation.

• Appuyer la préparation des audits internes et externes et des évaluations de projets ;
• Participer à l'accueil et à l'intégration des nouveaux membres de l'équipe et des stagiaires ;
• Accomplir toute autre tâche relevant du champ de compétences du poste, à la demande du Responsable des Opérations.

• Qualifications et Compétences Requises

• Formation académique minimale (Bac+3) : Diplôme en Gestion, Administration des entreprises, Économie, Comptabilité ou Informatique de gestion - niveau requis.

• Formation académique souhaitée (Bac+5) : Diplôme en Management de projet, Développement durable, Administration publique ou Relations internationales - fortement apprécié.

• Minimum 1 à 3 ans d'expérience pertinente dans un poste d'opérations, d'administration de projets ou de coordination ;
• Expérience dans le secteur associatif, ONG nationale ou internationale, ou organisation intergouvernementale fortement appréciée ;
• Expérience dans la gestion de cycles de projets (planification, mise en œuvre, suivi-évaluation, reporting) ;
• Expérience en gestion contractuelle et procurement selon des procédures bailleurs (AFD, GEF, WWF, etc.) valorisée ;
• Connaissance du contexte tunisien et/ou nord-africain en matière de conservation et de développement durable souhaitée.

• Suite Microsoft Office : Maîtrise avancée d'Excel (tableaux croisés dynamiques, formules, TCD), Word, PowerPoint et Outlook - compétence obligatoire.
• Outils collaboratifs en ligne : Connaissance intermédiaire de SharePoint, Teams, Google Workspace et Zoom.
• Bases de données : Notions de base pour la création et la gestion de bases simples sur Access ou Excel avancé.
• Rédaction de rapports : Capacité à rédiger des comptes-rendus et notes de synthèse en français et en anglais - compétence obligatoire.

• Forte adhésion aux valeurs de conservation, de durabilité et de responsabilité environnementale ;
• Excellentes capacités organisationnelles, sens du détail et rigueur dans le travail ;
• Autonomie, proactivité et sens aigu des responsabilités ;
• Capacité à travailler sous pression, à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter des délais stricts ;
• Esprit d'équipe, ouverture d'esprit et aisance dans un environnement multiculturel et international ;
• Intégrité irréprochable et respect des politiques éthiques et de lutte contre la corruption de WWF ;
• Curiosité intellectuelle et capacité d'apprentissage rapide.

• Références professionnelles : Noms et coordonnées d'au moins deux personnes de référence (supérieurs hiérarchiques ou clients).
• Attestations d'expérience (optionnel) : Tout document permettant de justifier les expériences mentionnées dans le CV.

Jamaity